新年办公室大扫除
新年办公室大扫除

新年大扫除

2019 年 12 月 20 日发布

类别: 雇员, 看门人

你准备好迎接新的一年带来的变化了吗?随着一年的结束和新的一年的开始,现在是让每个人都摆脱工作空间杂乱无章和文件的好时机,无论是物理的还是电子的,从字面上和比喻上为新的想法和新的一年将面临的挑战腾出空间带来。

他们应该花一些时间来归档需要保存的内容并删除不再需要的内容。这将有助于整个办公室井然有序,并让您的组织心态准备好迎接新机会,而不是沉迷于过去的失败或未实现的目标。

这些变革之风将带来新的机遇——准备好利用这些机遇固然很好,但在此过程中不要忘记您的流程控制!

微调过程

在处理文件和数据时,您的组织应该有流程控制,并且所有员工都应该接受这些流程的培训。

如果没有正式的流程,现在是创建它们的好时机,以及关于年度清除需要什么的配套检查清单。这将为下次提供指导方针,并为您随着组织的变化(新平台、不同的法律裁决、客户定制等)进行改进奠定基础。您将从这个过程中获得的洞察力是无价的。

尽可能放弃纸张

纸张占用大量空间,难以保持更新和安全,尤其是涉及到客户数据时,这些数据应该在您的优先级列表中居高不下。

在可能的情况下,将纸质记录丢弃为数字记录,安全维护。确保正确和安全地处理硬拷贝,以保护您的组织免受法律后果。

组织数据文件

当人们想到清除时,他们往往会想到纸质抵押品,但随着时间的推移,数据文件也会变得同样混乱。随着不同平台成为公司的常态,不同文件版本的存储会消耗大量数字内存。

年度清除是删除不再有用或不再相关的旧数据并以对整个团队(而不仅仅是其创建者)有意义的方式组织数据文件的好时机。

彻底清洁表面

良好清理的另一个好处是桌面和文件柜的顶部被清理干净。由于冬季往往是最活跃的 流感季节,这是指导您的理想时间 看门人 工作人员在清理后对所有表面进行彻底消毒,然后制定更频繁的消毒程序,以保护您的员工在冬季继续时免受病毒和其他疾病的传播。

专家提示: 让您的员工加入并保持自己的私人空间消毒,以减少在这个高风险时期细菌的传播。为此,您可以考虑在整个办公室提供消毒表面湿巾和洗手液。

让它变得有趣并成为包括所有员工在内的传统

年度清理和组织不一定是乏味的,它可以是公司每年监督的令人愉快的传统。

确保您创建并遵循审查和处置流程,包括需要存档哪些类型的文件、哪些文件可以粉碎以及哪些文件需要保留在场所内。

每年更新您的流程,并将其包含在您的强制性员工培训中。提前计划 - 它将通过降低存储成本、限制数据泄露风险以及保护您的组织免受代价高昂的法律后果来获得回报。